Türkiye’nin öncü sağlık kurumlarından biri olan Amerikan Hastanesi, bu öncü konumunu dijital arşiv ve yönetimi alanında da gösterdi. PaperWork doküman yönetimi çözümü ile hastane bünyesinde çok önemli kazanımlar elde etmeyi başardı.
Türkiye’de ilk defa, bir hastanede kullanılan hasta dosyalarının dijital ortama aktarılarak PaperWork yazılımı ile elektronik olarak arşivlenip yönetilmesiyle; Amerikan Hastanesi, hem maliyet hem de iş gücü anlamında önemli tasarruflar ele ederken, hasta dosyalarına erişim konusunda zaman kayıpları ortadan kaldırıldı. GGSoft, bu zorlu projede Amerikan Hastanesi’ne servis büro hizmetini ve yazılım çözümünü sağlayarak anahtar teslim bir proje gerçekleştirdi.
“GGSoft’un bu zorlu projenin altından başarıyla kalkabileceğini gördük.”
Amerikan Hastanesi’nin birçok uzmanlık alanında faaliyet gösteren büyük bir hastane olduğunu ve çok fazla hasta dosyasının oluştuğunu anlatan Amerikan Hastanesi Tıbbi Kayıt Sorumlusu Gül Ünnü, 2006’da RTRIAL projeye başladıkları süreci ve PaperWork yazılımında karar kılma nedenlerini şu şekilde anlattı: “Tıbbi kayıtlar hastaya verilen sağlık hizmeti açısından çok kritik belgelerdir; hastaların tetkik, bakım ve tedavi süreçlerinde oluşan sağlık bilgilerini içerirler. Bu bilgiler hastanın hastaneye başvurusundan çıkışına kadar geçen süreçlerde oluşur ve sürekli artar. Hastanın tekrarlayan başvurularında öncelikle hekimler ve diğer sağlık çalışanları geçmiş tıbbi bilgileri öğrenmek amacıyla hasta dosyalarına gereksinim duyarlar. Bu nedenlerle birden çok kullanıcının aynı anda, aynı hasta dosyasına hasta bilgilerinin gizliliğini de sağlayarak erişmesi gerekir. Tıbbi kayıtların arşivlenmesi ve sonrasında ilgili çalışanlara zamanında ulaştırılması çok iş gücü ve sistemli çalışmayı gerektiren uygulamalardır. Fiziksel olarak sürekli genişleyen bir arşiv ise çalışmaları zorlaştıran önemli bir etkendir. Sözünü ettiğim bu etkenleri fiziksel arşivi de koruyarak en iyi biçimde yönetebilme zorunluluğu bizi bu projeye yönlendirdi. Proje öncesi aşamada birçok firma ile görüştük. Tarama ve veri girişi işlemini yapacak firmanın güvenilir ve uzman bir firma olmasını istiyorduk. Çünkü bu uygulama fiziksel arşivin büyüklüğü ve tıbbi kayıtların çeşitliliği nedeniyle kolay bir iş değildi”.
Koç Sistem’in aracılığı ile çalışmaya başladıkları GGsoft’un bu işi en iyi şekilde yapabileceğini gördüklerine değinen Ünnü, GGSoft’un kurumsal ve güvenilir bir firma olduğunu, beklenti ve taleplerini iyi anladığını fark ettiklerini dile getirdi. Ünnü, GGSoft’un yerli bir firma olmasının ve sürekli iletişimde olabilecek olmalarının önemine de dikkat çekerken, proje boyunca sürekli GGSoft ekibiyle işbirliği içerisinde olduklarını, üç yıla yakın süren “fiziksel arşivin dijital ortama aktarılması” gibi zor bir süreci ekip çalışması anlayışı ile gerçekleştirerek başarıya erişildiğini ifade etti.
“Hasta dosyalarına çok kısa sürede hızla ve güvenle ulaşabiliyor.”
Hastanelerinde gerçekleşen bu öncü proje sonunda hastaneleri açısından oluşan faydaları anlatan Ünnü, proje sonucunda en temel faydayı hasta dosyalarına çok kısa bir sürede dijital arşivden ulaşabilmek açısından gördüklerini söyledi. Paperwork sayesinde gizlilik kuralları dahilinde, sadece yetkili çalışanların hastadosyalarına eriştiğini, programın yetki kısmının da güvenlik açısından yeterli olduğunu kaydeden Ünnü, sözlerini şu şekilde sürdürdü: “Kim, ne zaman, hangi bilgisayardan, hangi sayfaya baktı, bunları görebiliyoruz. Fiziksel arşivimizdeki hasta dosyalarını hastane dışında arşivleyebilir durumdayız. Zekeriyaköy Aile Hekimliği Merkezi, Medamerikan gibi farklı lokasyonlardaki hasta dosyalarına da ulaşabilir durumdayız. Bilgiyi süresiz saklama şansına sahip olduk. Fotokopi maliyetinden kurtulduk. 2009 yılında proje bittiğinde 1 milyon taranmış belge, 1 milyon 300 bin indeks sayısına ulaşmıştık. Şu anda belge sayısı 20 milyona, indeks sayısı 2 milyon 200 bine ulaştı. Bu kadar yüksek sayıda dokümanı fiziksel arşivde yönetmek çok zor olurdu. Şu anda dokümanlar üzerinde sınıflandırma yapabiliyoruz. Tıbbı kayıtlarla ilgili istatistikleri yapmamız basitleşti. Paperwork yazılımını kullanmıyor olsa idik arşiv çalışanı sayımızı iki katına çıkardı. İşgücü anlamında tasarruf elde ettiğimiz gibi, çalışan memnuniyeti açısından çok daha olumlu sonuçlar aldık. Hekimlerimiz, hemşirelerimiz, arşiv çalışanlarımız, tıbbi sekreterlerimiz, hasta temsilcilerimiz gibi hasta dosyası dolaşım sürecinde yer alan tüm çalışanlarımızın söz konusu iş sürecindeki memnuniyetlerinin arttığını gözlemleyebiliyoruz. Doğal olarak tüm bu olumlu gelişmeler hastalarımıza daha iyi hizmet vermemizde etkili olduğundan, temel hedefimiz olan hasta memnuniyetini de olumlu etkiledi.”
“Doktorlarımızın projeye sahip çıkması projenin başarısının bir göstergesidir.”
Projenin servis büro tarafının 2009’da bittiğini, günlük dosyaların taranması ve indekslenmesi işinin hastane Tıbbi Kayıt bölümü çalışanları tarafından devam ettirildiğini anlatan Amerikan Hastanesi Bilgi Teknolojileri Yazılım Sorumlusu Ender Yörük ise, günde 5-6 bin sayfa tarandığını, bu süreçte eğer ortaya bir sorun veya talepleri çıkarsa GGSoft ekibinin daima yanlarında olacaklarını çok iyi bildiklerini ifade etti. GGSoft’tan hep en doğru anlarda en doğru çözüm önerilerini ve hamlelerini gördüklerine değinen Yörük, Amerikan Hastanesi’nin sürekli büyüdüğünü, bu yüzden günlük olarak taranan sayfa sayısının sürekli artacağını, sistemin bu büyümeyi karşılayabilecek kapasitede olduğunu belirtti. Projenin ulaştığı başarının bir nedeninin de hekimlerin bu projeye sahip çıkması ve proje süresince en az direnci göstermeleri olduğunun altını çizen Yörük, bu konuda görüşlerini şu şekilde dile getirdi: “Doktorlarımız dijital arşive erişerek hastanın tüm tıbbı kayıtlarını görebiliyorlar. Sistem tıbbi kayıtlara erişim için bu büyük bir kolaylık sağladı. Projenin başarılı olma kriterlerinden birisi de bu oldu; Eğer doktorlarımızı bir sistemi kullanmaya ikna edebilmişsek o proje başarılı olmuş demektir. Biz bu proje süresince olabilecek en az direnci gördük, çünkü doktorlarımız da Paperwork’ün yararlarını ilk elden gördüler. Öyle ki doktorlarımızın gün içinde en çok kullandığı sistem haline geldi. Tabii ki, sistemi tüm sağlık çalışanlarımız kullanabiliyor, 800 kullanıcımız var, aynı anda 200 kullanıcı bağlanabiliyor.” Paperwork’ün kullanıcı dostu olmasının yanı sıra gelişime açık, esnek bir yapısı olduğunu düşünen Yörük, geleceğe yönelik projelerde de yine Paperwork ile çalışmak istediklerini, bu konuda Türkiye’de sağlık sektöründeki öncü konumlarını Paperwork’ün desteğiyle hep sürdüreceklerini vurguladı.
PaperWork Sistem Destek Müdürü Ali Gözen, “Paperwork ün entegrasyona açık yapısı birçok işlemin süresini kısaltmıştır. Hastane otomasyon sisteminden web servisleri ile çekilen hasta bilgileri, kolaylıkla PaperWork içerisinde kullanılabilmektedir. Yapılan LDAP entegrasyonu ile de 800 kullanıcının, sisteme giriş kontrolü hastanenin merkezi LDAP sunucus üzerinden yönetilmesi sağlanmıştır. PaperWork’ün DJVU sıkıştırma teknolojisi ile taranmış belgelerin sistemde kapladığı alan yarıya düşmüştür. CAS teknolojisi ile de 20.000.000 belgenin yedeğinin alınma süresi kısalmıştır,” diye ifade etti.
“Amerikan Hastanesi projeye tam anlamıyla sahip çıktı.”
Projenin başarıya ulaşmasında Amerikan Hastanesi yönetiminin ve ekibinin bu projeye sahip çıkmasının rolünün altını çizen GGSoft Profesyonel Hizmetler Yöneticisi Seval Okur, Amerikan Hastanesi’nin projeye büyük destek verdiğini, projeyi ciddi şekilde sahiplendiğini dile getirdi. Okur, “En zor aşamalarda bile yılmadılar. Amerikan Hastanesi’ndeki bu proje gerçek bir doküman yönetim projesidir. Hem servis büro, hem yazılım, hem destek anlamında her yönüyle başarıya ulaştı. GGsoft için bu proje sağlık alanındaki uzmanlığımızı artıran bir proje oldu. Biz de bu projeden çok şey öğrendik diyebilirim. Ve hala öğrenmeye devam ediyoruz,” dedi.
